Verkkolaskutus on helppo, nopea ja kustannustehokas tapa saada laskut eteenpäin asiakkaille. Aina hommat ei välttämättä kuitenkaan mene ”kuten Strömsössä”. Listasimme yleisimmät pullonkaulat ja sudenkuopat, jotka verkkolaskutuksessa voivat mennä pieleen ja siten hidastaa muuten tehokasta ja aikaa säästävää laskutusprosessia. Kun huomioit nämä asiat verkkolaskutuksen käyttöönotossa, vältyt turhalta päänvaivalta jo alkumetreillä.
1. Puuttelliset laskutustiedot
Vastaanottajan virheellinen verkkolaskuosoite aiheuttaa sen, että verkkolasku jää virheeseen, eikä heti tavoita vastaanottajaa. Laskutustiedot kannattaa syöttää ja päivittää järjestelmään huolella. Asiakkaiden muuttuneita verkkolaskutustietoja on hyvä päivittää järjestelmään viipymättä. Näin ei tule isoa työsarkaa kerralla.
Virheitä toki sattuu, mutta parhaassa tapauksessa lähetysraportti lähetettyjen laskujen siirtymisestä eteenpäin ilmoittaa, mikäli tietyn laskun lähetys on epäonnistunut. Tällöin voidaan korjata vastaanottajan laskutustiedot nimenomaisesta laskusta ja virheen etsimiseen ei tarvitse käyttää aikaa, eikä virhe toistu uudelleen.
2. Et tiedä, menikö verkkolasku perille
Epätietoisuus siitä, lähtikö lasku varmasti eteenpäin, hankaloittaa laskuttajan arkea ja epäonnistunut lähetys viivästyttää laskutusprosessia. Tehokkaassa ja laadukkaassa myyntilaskujen lähetysprosessissa lähettäjä saa lähetysraportin eli kuittauksen siitä, että lasku on siirtynyt onnistuneesti eteenpäin.
3. Palvelu ei mukaudu liiketoimintasi (kasvaviin) tarpeisiin
Laadukas laskujen lähetysprosessi sisältää myös muita palveluita, kuin ainoastaan verkkolaskujen lähetyksen. Parhaat palvelut pystyvät sähköistämään lähtevät myyntilaskut kokonaisuudessaan riippumatta vastaanottajan kyvyistä vastaanottaa laskuja (verkkolasku, sähköposti tai paperi). Vaadi, että palvelu sisältää siis
- sähköisten laskujen toimittamisen asiakkaille tarvittaessa eri muodoissa,
- laskun mukana toimitettavien liitteiden lähettämisen,
- myyntilaskujen arkistoinnin,
- asiantuntijoiden tuen käyttöönotossa sekä
- sen jälkeen eli tuki- ja valvontapalvelun.
Älä tyydy pelkkään verkkolaskujen lähetykseen, vaan huomioi palveluntarjoajan valinnassa palvelun joustavuus ja kyky mukautua yrityksesi ja asiakkaidesi muuttuviin tarpeisiin nyt ja tulevaisuudessa.
4. Uusimmat verkkolaskulain vaatimukset ovat vieraat ja esitystavat hukassa
Hyvässä myyntilaskupalvelussa laskun validointi tehdään uuden verkkolaskulain mukaisesti heti alussa. Uusi verkkolaskulaki pohjautuu EU:n verkkolaskudirektiiviin, joka pyrkii yhtenäistämään laskuformaatteja ja helpottamaan kaupankäyntiä. Hyvin toteutetussa palvelussa tarkistetaan esimerkiksi se, että verot on esitetty juuri oikealla tavalla otsikolla ja laskuriveillä. Vältyt ylimääräisiltä virheiltä ja sanktioilta, kun lasku siirtyy verkkolaskumaailmassa eteenpäin varmasti oikeassa muodossa. Palvelu pysyy myös puolestasi ajan tasalla lakimuutosten suhteen ja tiedottaa sinua huomioitavista asioista.
Kysyttävää verkkolaskutuksesta?
Mikäli verkkolaskutus mietityttää, jätä meille yhteydenottopyyntö ja palaamme asiaan mahdollisimman pian. Voit myös lukea lisää verkkolaskujen lähettämistä ja vastaanottamista koskevista blogikirjoituksistamme alla olevista linkeistä. Niistä löydät vastauksia yleisimpiin kysymyksiin.
OWS:n myyntipäällikkö, jonka asemapaikkana on Seinäjoki. Innostuu uusista asioista ja tykkää ratkoa asiakkaiden haasteita, sekä aidosti auttaa asiakkaita löytämään heille sopivimpia ratkaisuja. Vapaa-aikaan kuuluu monelaista touhua, erityisesti salibandyä ja koiran kanssa lenkkeilyä.