OWS Finlandin blogi

8.4.2020 15:26:57

Miten verkkolaskutus toimii?

Tässä blogissa vastaamme yleisimpiin verkkolaskujen lähettämistä koskeviin kysymyksiin. Voit lukea koko blogin tai hypätä suoraan sinua askarruttavaan kysymykseen:

1) Mikä on verkkolasku?
2) Miten verkkolaskun tekeminen tapahtuu?
3) Mitä ovat välittäjätunnus ja verkkolaskuosoite?
4) Mistä verkkolaskutuksen hinta muodostuu?
5) Mitkä ovat verkkolaskutuksen suurimmat hyödyt?
6) Asiakkaamme vastaanottavat laskuja eri formaateissa. Miten tämä asia käytännössä ratkaistaan?
7) Mikä on verkkolaskuoperaattorin rooli?
8) Lähetettävät laskut sisältävät myös liitteitä, miten liitteiden siirtäminen onnistuu?
9) Miten varmistumme, että verkkolaskut ovat menneet perille?
10) Meillä on tarve laskujen arkistoinnille, miten arkistointi käytännössä toteutetaan?
11) Laskun lähettäminen sähköpostina ei täytä EU:n verkkolaskudirektiivin sähköisyysvaatimuksia, miten toimin?
12) Mikä on OWS Finland Oy?
13) Etkö löytänyt vastausta kysymykseesi?

 

1) Mikä on verkkolasku?

Verkkolasku on lasku, jonka toimittaja lähettää asiakkaalle sähköisesti ja lasku kulkee sähköisenä asiakkaalle asti.

Verkkolasku on yleisnimitys niin sähköisille myynti- kuin ostolaskuille, mutta se mielletään yleisimmin koskemaan sähköistä myyntilaskutusta eli laskujen lähettämistä niiden vastaanottamisen sijaan. Myös termi "e-lasku" on monelle tuttu ja sitä käyttävät pääosin pankit.

Lisäksi puheessa saattaa vilahdella eri verkkolaskuformaatteja, kuten Teapps-lasku, Finvoice-lasku tai laajalti keskusliikkeiden käytössä oleva EDI-lasku. Käytännössä verkkolaskuformaatti on esitystapamalli laskulle – eri toimialat ja järjestelmät hyödyntävät erilaisia verkkolaskutuksen muotoja. Verkkolaskutukseen siirtyminen ei edellytä ymmärrystä eri verkkolaskuformaateista, vaan palveluntarjoaja huolehtii nämä puolestasi. Lyhyesti virsi kaunis: verkkolasku on siis sähköinen lasku.

 

2) Miten verkkolaskun tekeminen tapahtuu?

Käyttämäsi laskutusohjelma muodostaa verkkolaskun. Laskutusohjelman taustalla on paljon sellaista, jota käyttäjän ei välttämättä tarvitse ymmärtää. Esimerkiksi järjestelmä todennäköisesti sisältää liitäntärajapinnat verkkolaskuformaattiin tai -palveluun. Näin järjestelmä pystyy muodostamaan oikeanlaiset laskut rajapinnan mukaisesti. 

Käytännössä teet laskun laskutusohjelmassasi ja hyväksyt sen lähteväksi valitulle päivämäärälle. Lasku siirtyy laskujen välitykseen ja se lähtee sieltä sähköisenä eteenpäin aina oikeassa ja vastaanottajan vaatimassa muodossa.

 

3) Mitä ovat välittäjätunnus ja verkkolaskuosoite? 

Verkkolaskuosoite on asiakkaasi sähköinen, uniikki osoite, jolla hän vastaanottaa laskuja (vertaa paperilaskuissa postitusosoitteeseen).

Välittäjätunnus taas kertoo asiakkaasi verkkolaskuoperaattorin. Oma verkkolaskuoperaattorisi välittää lähettämäsi laskut asiakkaan operaattorille, joka ilmoitetaan välittäjätunnuksessa. Asiakkaan operaattori huolehtii laskujen edelleen välittämisestä asiakkaallesi.

Verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus sinun tulee syöttää laskutusohjelmassasi asiakkaan tietoihin, mikäli haluat hänen saavan laskut sähköisenä. Muussa tapauksessa syötät asiakkaan taakse esimerkiksi paperilaskutustiedot. Laskutusohjelmat huomioivat nämä tiedot, kun lähetät laskut asiakkaille.

(Vaikka nyt puhe on enemmän verkkolaskujen lähettämisestä vielä lisätietona seuraava: Jos sinulla itselläsi on tarve saada käyttöön välittäjätunnus ja verkkolaskuosoite, saat nämä automaattisesti, kun solmit sopimuksen verkkolaskupalvelua tarjoavan yrityksen kanssa.)

 

4) Mistä verkkolaskutuksen hinta muodostuu?

Verkkolaskupalvelun hinta on verrannollinen lähetettävien laskujen määrään. Usein kuitenkin yrityksille syntyy selvää säästöä paperilaskuihin verrattuna. Paperilaskun hinta kun muodostuu postikuluista, kirjekuorikuluista, tulostuskuluista ja työhön käytettävästä ajasta. 

Montako laskua lähetät kuukaudessa? Tarkista, paljonko verkkolaskutus säästäisi.

 

5) Mitkä ovat verkkolaskutuksen suurimmat hyödyt?

Verkkolaskutus minimoi laskutukseen kuluvan manuaalisen työn, säästää aikaa sekä on kustannustehokas ratkaisu.

Lisäksi asioita on hyvä pohtia myös hieman pehmeämmästä näkökulmasta. Verkkolaskutus koetaan yleisesti mielekkäämmäksi laskutustavaksi kuin esimerkiksi manuaalisesti työläs paperilaskutus. Mikä arvo työntekijöiden työhyvinvoinnilla on yrityksellesi?

Monet asiakkaistasi haluaisivat mielellään vastaanottaa verkkolaskuja. Siksi verkkolaskujen käyttäminen on myös brändi- ja asiakaspalvelukysymys. 

 

6) Asiakkaamme vastaanottavat laskuja eri formaateissa. Miten tämä asia käytännössä ratkaistaan?

Osa asiakkaista vastaanottaa paperilaskuja ja osa taas verkkolaskuja, mutta ei hätää! Verkkolaskupalveluntarjoaja mahdollistaa sen, että sanomanvälityspalvelimen kautta kulkeva aineisto muunnetaan ja kanavoidaan laskun vastaanottajalle vastaanottajan tarvitsemaan muotoon ja paikkaan (joko verkkopankkiin, vastaanottajan verkkolaskuoperaattorin käsiteltäväksi ja vastaanottajalle eteenpäin siirrettäväksi, kirje- ja netpostiin tai sähköpostiin).

Lähetät siis laskut sähköisenä yhteen putkeen ja palveluntarjoaja hoitaa loput, eli laskun perille vastaanottajan vaatimassa muodossa. Sinun näkökulmasi prosessi on kuitenkin täysin sähköinen, koska lähetät vain laskut omasta järjestelmästäsi eteenpäin.

 

7) Mikä on verkkolaskuoperaattorin rooli?

Verkkolaskuoperaattori huolehtii, että lähetetty myyntilaskuaineisto on validia, reitittää laskun ja liitteet vastaanottajalle, valvoo laskuliikennettä virheiden varalta ja huolehtii, ettei asiakkaan tarvitse puuttua verkkolaskuformaatin muotoon. 

Huom! Ongelmatilanteissa tukipalveluiden taso vaihtelee ja jotkin toimijat eivät tarjoa tukipalvelua lainkaan. Kiinnitä näihin asioihin siis huomiota verkkolaskupalvelua valitessasi.

Lisätietoa aiheesta: Verkkolaskupalvelu – Mitä eroa palveluilla on?

 

8) Lähettävät laskut sisältävät myös liitteitä, miten liitteiden siirtäminen onnistuu?

Verkkolaskutuksen liitteiden lähetys onnistuu tietyillä palveluntarjoajilla vaivattomasti. Palveluissa on kuitenkin eroja. Esimerkiksi tietyillä toimijoilla laskutiedot ovat suppeammat ja niistä saattavat puuttua laskujen kuvat sekä liitteet.

Lisäksi liitteiden vastaanottaminen ja näkymät riippuvat myös vastaanottajan palvelusta ja järjestelmästä.

Mikäli verkkolaskupalvelu on korkeatasoista ja vastaanottajan järjestelmät nykyaikaiset, ei liitteiden lähettämiselle ja vastaanottamiselle ole esteitä.

 

9) Miten varmistumme, että laskut ovat menneet perille?

Verkkolaskupalveluntarjoajan tulisi lähettää asiakkaalle aina lähetysraportti, jossa on mukana erittely lähetettyjen laskujen määristä ja kuittaus siitä, että aineisto on validia.

Luotettavaan palveluun kuuluu myös lähetyksien jatkuva valvonta. Mikäli jokin laskuista ei ole lähtenyt matkaan, asiakas saa virheraportin, missä on tiedot ko. laskusta. Usein kyseessä on esim. näppäilyvirhe kirjanpito-ohjelmassasi asiakkaan verkkolaskuosoitteen kohdalla. Verkkolaskuvalvonnasta tuleva tietoa helpottaa virheiden korjaamista ja osaat kohdistaa uudelleen lähetyksen oikeaan laskuun. Mikäli palveluntarjoajalta löytyy tukipalvelu, auttaa se myös ongelmatilanteissa.

 

10) Meillä on tarve laskujen arkistoinnille, miten arkistointi käytännössä toteutetaan?

Kirjanpitolaki asettaa laskujen arkistoinnille kuuden vuoden vaatimuksen. Hyvät verkkolaskupalvelut sisältävät automaattisesti laskujen arkistoinnin yhdeksi vuodeksi. Tätä kutsutaan ns. esilläpitopalveluksi. Asiakas voi myös ostaa lisäpalveluna arkistoinnin koko kuudelle vuodelle. Kaikki verkkolaskupalvelut eivät tarjoa kuitenkaan näin laajaa arkistointipalvelua.

Arkistointitarve on riippuvainen käyttämästäsi kirjanpito-ohjelmasta. Sähköinen arkistointi korvaa paperiarkistoinnin, joten pääset eroon mapeista.

 

11) Laskun lähettäminen sähköpostina ei täytä EU:n verkkolaskudirektiivin sähköisyysvaatimuksia, miten toimin?

EU:n verkkolaskudirektiivi pyrkii yhtenäistämään jäsenmaiden verkkolaskutusformaatteja ja helpottamaan kaupankäyntiä. Valitettavasti sähköpostilaskut eivät ole olleet enää 1.4.2020 jälkeen direktiivin hyväksymiä sähköisiä laskuja.

Asiakkaallasi on oikeus vaatia sinulta standardin mukaista verkkolaskua. Lakia ei siis sovelleta alle 10.000 € vaihtaviin yrityksiin tai pelkästään B2C-kauppaa tekeviin yrityksiin.

Järkevintä sinun on olla yhteydessä verkkolaskupalvelua tarjoavaan yritykseen, joka auttaa sinua kysymyksissä ja mahdollisissa sitä seuraavissa toimenpiteissä.

Lue lisää aiheesta: Uusi verkkolaskulaki ja Finvoice 3.0

 

12) Mikä on OWS Finland Oy?

OWS Finland on verkkolaskupalveluja tarjoava suomalainen perheyritys. Sähköistät niin myynti- kuin ostolaskutuksen avullamme luotettavasti. Palvelumme sisältää asiakkaidemme erinomaiseksi arvottaman asiakas- ja tukipalvelun. Panostamme henkilöstömme hyvinvointiin ja uskomme työnilon ja motivaation loistavan asiakkaillemme asti. www.ows.fi

"Digitaalinen toimitusketju oli helppo saada käyttöön OWS Finlandin avulla. Samalla sähköistimme myös myyntilaskutusprosessimme. Rutiinitöiden hoito on nyt nopeaa ja manuaalisen työn määrä on vähentynyt merkittävästi. OWS hoiti käyttöönoton erittäin sujuvasti ja yhteistyömme on mutkatonta!"

Marja-Terttu Varjus | laskuttaja | HB Betoniteollisuus Oy

HB_betoniteollisuus

Lue asiakastyytyväisyyskyselymme tuloksia:
OWS Finland – Asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset

 

13) Etkö löytänyt vastausta kysymykseesi? 

Toivottavasti blogista oli apua ja osasimme vastata kysymykseen "miten verkkolaskutus toimii?" Mikäli jokin kysymyksesi jäi vielä vaille vastausta, jätä se olla olevaan kommenttiosioon, ja päivitämme blogiamme sekä ilmoitamme vastauksen tietysti myös sinulle. Voit myös jättää meille yhteydenottopyynnön

Jätä yhteydenottopyyntö

 

 

Takaisin blogiin