Tässä blogikirjoituksessa pureudumme verkkolaskutuksen maailmaan perusteista alkaen. Käymme läpi tekniset käsitteet, kuten välittäjätunnukset ja Peppol-verkoston, sekä vastaamme käytännön kysymyksiin liitteiden lähettämisestä ja laskujen perillemenon varmistamisesta.
Blogin sisältöluettelo:
Verkkolasku on lasku, jonka toimittaja lähettää asiakkaalle sähköisesti ja lasku kulkee sähköisenä asiakkaalle asti.
Verkkolasku on yleisnimitys niin sähköisille myynti- kuin ostolaskuille, mutta se mielletään yleisimmin koskemaan sähköistä myyntilaskutusta eli laskujen lähettämistä niiden vastaanottamisen sijaan. Myös termi "e-lasku" on monelle tuttu ja sitä käyttävät pääosin pankit.
Lisäksi puheessa saattaa vilahdella eri verkkolaskuformaatteja, kuten Teapps-lasku, Finvoice-lasku, Peppol-lasku tai laajalti keskusliikkeiden käytössä oleva EDI-lasku. Käytännössä verkkolaskuformaatti on esitystapamalli laskulle - eri toimialat ja järjestelmä.
Käyttämäsi laskutusohjelma muodostaa verkkolaskun. Laskutusohjelman taustalla on paljon sellaista, jota käyttäjän ei välttämättä tarvitse ymmärtää. Esimerkiksi järjestelmä todennäköisesti sisältää liitäntärajapinnat verkkolaskuformaattiin tai -palveluun. Näin järjestelmä pystyy muodostamaan oikeanlaiset laskut rajapinnan mukaisesti.
Käytännössä teet laskun laskutusohjelmassasi ja hyväksyt sen lähteväksi valitulle päivämäärälle. Lasku siirtyy laskujen välitykseen ja se lähtee sieltä sähköisenä eteenpäin aina oikeassa ja vastaanottajan vaatimassa muodossa.
Verkkolaskuosoite on asiakkaasi sähköinen, uniikki osoite, jolla hän vastaanottaa laskuja (vertaa paperilaskuissa postitusosoitteeseen). Välittäjätunnus taas kertoo asiakkaasi verkkolaskuoperaattorin. Oma verkkolaskuoperaattorisi välittää lähettämäsi laskut asiakkaan operaattorille, joka ilmoitetaan välittäjätunnuksessa. Asiakkaan operaattori huolehtii laskujen edelleen välittämisestä asiakkaallesi.
Verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus sinun tulee syöttää laskutusohjelmassasi asiakkaan tietoihin, mikäli haluat hänen saavan laskut sähköisenä. Muussa tapauksessa syötät asiakkaan taakse esimerkiksi paperilaskutustiedot. Laskutusohjelmat huomioivat nämä tiedot, kun lähetät laskut asiakkaille. (Vaikka nyt puhe on enemmän verkkolaskujen lähettämisestä vielä lisätietona seuraava: Jos sinulla itselläsi on tarve saada käyttöön välittäjätunnus ja verkkolaskuosoite, saat nämä automaattisesti, kun solmit sopimuksen verkkolaskupalvelua tarjoavan yrityksen kanssa.)
Verkkolaskupalvelun hinta on verrannollinen lähetettävien laskujen määrään. Usein kuitenkin yrityksille syntyy selvää säästöä paperilaskuihin verrattuna. Paperilaskun hinta kun muodostuu postikuluista, kirjekuorikuluista, tulostuskuluista ja työhön käytettävästä ajasta.
Verkkolaskutus minimoi laskutukseen kuluvan manuaalisen työn, säästää aikaa sekä on kustannustehokas ratkaisu.
Verkkolaskutuksen avulla on mahdollista ottaa automaatiota käyttöön omassa liiketoiminnassa laajemminkin. Esimerkiksi toimittajalta saapuva verkkolasku voidaan järjestelmässä täsmäyttää automaattisesti siellä tehtyyn ostotilaukseen, jos ostotilauksen numero tulee tietyssä laskun kentässä. Tämä ja monet muut automaation mahdollisuudet lisääntyvät verkkolaskutuksen myötä.
Lisäksi monet asiakkaista todennäköisesti ottavat mielellään laskut vastaan verkkolaskuina.
Osa asiakkaista vastaanottaa verkkolaskuja ja osa taas sähköpostilaskuja, mutta ei hätää! Verkkolaskupalveluntarjoaja mahdollistaa sen, että sanomanvälityspalvelimen kautta kulkeva aineisto muunnetaan ja kanavoidaan laskun vastaanottajalle vastaanottajan tarvitsemaan muotoon ja paikkaan (joko verkkopankkiin, vastaanottajan verkkolaskuoperaattorin käsiteltäväksi ja vastaanottajalle eteenpäin siirrettäväksi, kirje- ja Oma Postiin tai sähköpostiin).
Lähetät siis laskut sähköisenä yhteen putkeen ja palveluntarjoaja hoitaa loput, eli laskun perille vastaanottajan vaatimassa muodossa. Sinun näkökulmasi prosessi on kuitenkin täysin sähköinen, koska lähetät vain laskut omasta järjestelmästäsi eteenpäin.
Verkkolaskuoperaattori huolehtii, että lähetetty myyntilaskuaineisto on validia, reitittää laskun ja liitteet vastaanottajalle, valvoo laskuliikennettä virheiden varalta ja huolehtii, ettei asiakkaan tarvitse puuttua verkkolaskuformaatin muotoon. Huom! Ongelmatilanteissa tukipalveluiden taso vaihtelee ja jotkin toimijat eivät tarjoa tukipalvelua lainkaan. Kiinnitä näihin asioihin siis huomiota verkkolaskupalvelua valitessasi.
Verkkolaskutuksen liitteiden lähetys onnistuu tietyillä palveluntarjoajilla vaivattomasti. Palveluissa on kuitenkin eroja. Esimerkiksi tietyillä toimijoilla laskutiedot ovat suppeammat ja niistä saattavat puuttua laskujen kuvat sekä liitteet. Lisäksi liitteiden vastaanottaminen ja näkymät riippuvat myös vastaanottajan palvelusta ja järjestelmästä. Mikäli verkkolaskupalvelu on korkeatasoista ja vastaanottajan järjestelmät nykyaikaiset, ei liitteiden lähettämiselle ja vastaanottamiselle ole esteitä.
Verkkolaskupalveluntarjoajan on mahdollista lähettää asiakkaalle lähetysraportti, jossa on mukana erittely lähetettyjen laskujen määristä ja kuittaus siitä, että aineisto on validia.
Luotettavaan palveluun kuuluu myös lähetyksien jatkuva valvonta. Mikäli jokin laskuista ei ole lähtenyt matkaan, asiakas saa virheraportin, missä on tiedot ko. laskusta. Usein kyseessä on esim. näppäilyvirhe kirjanpito-ohjelmassasi asiakkaan verkkolaskuosoitteen kohdalla. Verkkolaskuvalvonnasta tuleva tietoa helpottaa virheiden korjaamista ja osaat kohdistaa uudelleen lähetyksen oikeaan laskuun. Mikäli palveluntarjoajalta löytyy tukipalvelu, auttaa se myös ongelmatilanteissa.
Peppol-verkosto on alun perin eurooppalainen verkosto sähköisten dokumenttien kuten laskujen, tilausten ja tilausvahvistusten välittämiseen. Nykyisin Peppol -verkostoon on liittynyt useita maita myös Euroopan ulkopuolelta. Peppol-verkostossa lähettäjä ja vastaanottaja toimivat Peppol-palveluntarjoajien eli Peppol Access Pointien kautta.
Lähettääksesi laskuja Peppol-verkostoon, tarvitset siis Peppol -palveluntarjoajan eli Peppol Access Pointin. Lähetysprosessi itsessään ei eroa perinteisestä Finvoice verkkolaskujen lähettämisestä, koska Peppol - palveluntarjoaja huolehtii laskusanoman muuntamisesta Peppol -verkoston vaatimaan Peppol BIS -sanomamuotoon, sekä laskuaineiston validoinnista.
OWS toimii Peppol Access Pointtina, eli laskujen lähettäminen Peppol -verkostoon on mahdollista esimerkiksi OWS myyntilaskupalvelun kautta samaan tapaan, kuin muillekin operaattoreille. Edellytys on, että järjestelmän tuottama laskuaineisto on uusinta Eurooppa-normin mukaista aineistoa.
OWS on verkkolaskupalveluja tarjoava yritys. Sähköistät niin myynti- kuin ostolaskutuksen avullamme luotettavasti. Palvelumme sisältää asiakkaidemme erinomaiseksi arvottaman asiakas- ja tukipalvelun. Panostamme henkilöstömme hyvinvointiin ja uskomme työnilon ja motivaation loistavan asiakkaillemme asti.
Mikäli jokin kysymyksesi jäi vielä vaille vastausta, voit myös jättää meille yhteydenottopyynnön.