Miten verkkolaskun vastaanotto tapahtuu?

Verkkolaskujen vastaanotto tarkoittaa prosessia, jossa saapuvat laskut ohjataan suoraan yrityksen taloushallintojärjestelmään sähköisessä muodossa.

Tämä poistaa tarpeen paperilaskujen skannaukselle ja sähköpostien manuaaliselle läpikäynnille. Kun verkkolaskutus on määritetty oikein, lasku kulkee lähettäjältä vastaanottajalle sekunneissa, ja tiedot pysyvät virheettöminä läpi koko prosessin.

Mutta miten järjestelmien väliset yhteydet rakennetaan ja mitä tehdä, jos kaikki toimittajat eivät vielä lähetä verkkolaskuja? Tässä blogipostauksessa vastaamme yleisimpiin verkkolaskujen vastaanottoa ja sähköistä ostolaskutusta koskeviin kysymyksiin:

1. Mikä on verkkolasku?
2. Saamme laskuja useissa eri muodoissa (verkkolaskuna, sähköpostilaskuna ja paperilaskuna). Miten tämä huomioidaan, jos tavoitteena on vastaanottaa pelkästään verkkolaskuja?
3. Mitä konkreettista hyötyä ostolaskupalvelun käyttöönotosta on?
4. Saamme laskuja myös ulkomaisilta tavarantoimittajilta. Onnistuuko ostolaskutuspalvelun käyttöönotto siitä huolimatta?
5. Mitä järjestelmältä vaaditaan, jotta verkkolaskujen vastaanotto on mahdollista?
6. Mitä jos tilitoimisto hoitaa ostolaskutuksen puolestamme ja haluamme sähköistää prosessia?
7. Miten tiedottaa laskun toimittajille uudesta laskutusmallista eli verkkolaskujen vastaanotosta?
8. Mitä yhteyden rakentaminen yrityksemme järjestelmän ja OWS sanomanvälityspalvelimen välille vaatii?
9. Mikä on OWS?
10. Etkö löytänyt vastausta kysymykseesi?

1) Mikä on verkkolasku?

Verkkolasku on sähköinen lasku ja yleisnimitys niin sähköisille myynti- kuin ostolaskuille. Tutustu verkkolaskuihin paremmin aiemmasta blogistamme >

2) Saamme laskuja useissa eri muodoissa (verkkolaskuna, sähköpostilaskuna ja paperilaskuna). Miten tämä huomioidaan, jos tavoitteena on vastaanottaa pelkästään verkkolaskuja?

Jos yritys haluaa vastaanottaa pelkästään verkkolaskuja, se voi niin tehdä. Ei ole merkitystä, missä muodossa lähettäjä niitä lähettää. Yrityksille tarkoitettu ostolaskupalvelu muuntaa kaikki lähetetyt lasku samaan sähköiseen verkkolaskuformaattiin, on kyse sitten verkkolaskusta, sähköpostilaskusta tai paperilaskusta. Kaikki saapuvat laskut toimitetaan järjestelmääsi verkkolaskuna tarvitsemassasi muodossa mahdollisine liitteineen.

3) Mitä konkreettista hyötyä ostolaskupalvelun käyttöönotosta on?

• Verkkolaskujen vastaanottaminen vähentää manuaalisen työn ja virheiden
• määrää.
• Kaikki ostolaskut on mahdollista vastaanottaa sähköisesti - ei siis enää laskuja paperilla tai sähköpostilla.
• Palvelua käyttämällä saat laskun kuvan ja kaikki liitteet suoraan järjestelmääsi.
• Palvelun käyttöönotto säästää kustannuksia.

4) Saamme laskuja myös ulkomaisilta tavarantoimittajilta. Onnistuuko ostolaskutuspalvelun käyttöönotto siitä huolimatta?

Kyllä onnistuu. Ulkomaiset asiakkaat voivat lähettää laskunsa laskujen skannauspalveluun, jossa ne muunnetaan verkkolaskumuotoon. Tuettuja kieliä ovat vakiona suomi, ruotsi ja englanti.

Tämän lisäksi ulkomaisilta tavarantoimittajilta on mahdollista vastaanottaa verkkolaskuja Peppol-verkoston kautta. Peppol-verkosto on eurooppalainen verkosto sähköisten dokumenttien kuten laskujen, tilausten ja tilausvahvistusten välittämiseen. Peppol-verkoston tavoitteena on yksinkertaistaa käytäntöjä yhdenmukaisen standardin avulla, jolloin ostajat ja myyjät voivat toimia tehokkaasti mm. EU:n sisällä. Peppol-verkosto on laajentuva verkosto, ja Euroopan lisäksi Peppolia käytetään myös esimerkiksi Australiassa ja Japanissa.

Vastaanottaaksesi toimittajan Peppol-verkostoon lähettämiä laskuja tarvitset palveluntarjoajan, joka toimii Peppol-palveluntarjoajana ja muuntaa Peppol-verkoston kautta saapuvan laskun järjestelmään sopivaksi. Tutustu Peppoliin >

5) Mitä järjestelmältä vaaditaan, jotta verkkolaskujen vastaanotto on mahdollista?

Järjestelmän pitää pystyä vastaanottamaan sähköisiä verkkolaskuja. Mikäli et tätä tiedä, kysy järjestelmätoimittajaltasi tai verkkolaskuoperaattorilta. Verkkolaskujen vastaanottamisen lisäksi järjestelmästä on tärkeää tarkistaa, että laskujen kuvat kulkevat mukana tiliöintiä varten.

6) Mitä jos tilitoimisto hoitaa ostolaskutuksen puolestamme ja haluamme sähköistää prosessia?

Joskus yritysten myynti- ja ostoreskontrat on ulkoistettu esimerkiksi tilitoimistolle. Mikäli prosesseja halutaan sähköistää ja tehostaa, eivät kolmannet osapuolet ole este. Verkkolaskujen vastaanotto saadaan toimimaan myös yhteiskäyttöisissä järjestelmissä ongelmitta.

7) Miten tiedottaa laskun toimittajille uudesta laskutusmallista eli verkkolaskujen vastaanotosta?

Päävastuu toimittajien informoinnista on ostolaskujen vastaanottajalla. Tärkeää on kertoa, mihin osoitteisiin laskut tulee lähettää: Lähettäjästä riippuen laskut lähetetään verkkolaskuina verkkolaskuosoitteeseen, sähköpostilaskuina sähköpostiskannauksen tai paperilaskuina postilokero-osoitteeseen. Muistathan mainita, mistä päivämäärästä lähtien osoitteet ovat käytössä. Hyvä verkkolaskupalveluntarjoaja auttaa kuitenkin informoinnissa ja tarjoaa mallinpohjan ohjeistamiseen. Palveluntarjoaja hoitaa liittymät teknisesti kuntoon ja tiedon kolmansille osapuolille, esimerkiksi https://verkkolaskuosoite.fi/.

8) Mitä yhteyden rakentaminen yrityksemme järjestelmän ja verkkolaskupalvelun välille vaatii?

Helpointa on, jos verkkolaskupalveluun voidaan sisällyttää tiedonsiirtopalvelu, joka muodostaa suojatun ja salatun yhteyden asiakkaan järjestelmän ja verkkolaskupalvelun välille. Parhaat palveluntarjoajat tarjoavatkin tiedonsiirtopalvelua verkkolaskupalveluiden yhteyteen ja huolehtivat laskujen siirrosta asiakkaalle tarvittaessa automaattisesti. Palveluntarjoaja myös valvoo yhteyden toimivuutta ja reagoi tilanteeseen, jos yhteydessä havaitaan ongelmia.

9) Mikä on OWS?

OWS on yritys, jonka avulla sähköistät ostolaskutusprosessit helposti ja luotettavasti. Kaikki palvelumme sisältävät asiakkaidemme erinomaiseksi arvottaman asiakas- ja tukipalvelun. Teemme tietoisia panostuksia hyvinvointiin, sillä uskomme työnilon ja motivaation loistavan asiakkaillemme asti.

10) Etkö löytänyt vastausta kysymykseesi?

Mikäli jonkin kysymyksesi kaipaa vielä vastausta, voit myös kysyä suoraan asiantuntijaltamme.

Kiinnostaisiko sinua lähteä avaamaan ensimmäiset yhteydet ulkomaisiin kumppaneihisi? Ota yhteyttä meihin, niin homma lähtee liikkeelle. Autamme mielellämme! Yhteystietomme >

Voit myös varata maksuttoman esittelyn tästä >

Mikäli haluat tutustua vielä lisää EDI:n, voit ladata oppaamme täältä > Oppaassa käydään läpi ensimmäisten yhteyksien perustaminen ja EDI-sanomien käyttöönotto.