<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=118057&amp;fmt=gif">

OWS blogi

20.9.2016 9:34:00

Viisi askelta onnistuneeseen EDI projektiin

EDI käyttöönotto vaatii usean eri osapuolen yhteistyötä. Mukana ovat yleensä kauppakumppanit, esimerkiksi tilaaja ja toimittaja, joiden välillä yhteys rakennetaan. Lisäksi mukana on vielä molempien osapuolien operaattorit ja ERP toimittajat. EDI sanomaliikenne on usein vieras aihe, varsinkin ensimmäistä yhteyttään rakentavalla osapuolelle. Koska osapuolia on useita, on hyvä tiedostaa ainakin muutamia asioita, joilla projekti onnistuu paremmin.

Tuon tässä tekstissä esiin asioita, jotka uutta EDI yhteyden perustamista suunnittelevan yrityksen kannattaa huomioida.

Millainen sitten on onnistunut EDI projekti

Niin, määritelläänpä ensin mitä tavoitellaan. Eli millainen on mielestäni hyvä EDI projekti. Ainakin seuraavista asioista se mielestäni koostuu.

  • Projektin tuloksena saavutetaan ne hyödyt, joita haettiin. Esimerkiksi manuaalisen rutiinityön vähentäminen, kaupankäynnin nopeutuminen, inhimillisten virheiden vähentäminen jne.
  • Projekti saadaan valmiiksi asetetun aikataulun puitteissa
  • Projektin kustannukset pysyvät sovituissa rajoissa.
  • Eri projektin osapuolilla on omat roolinsa ja omat vastuunsa projektista. Kukin osapuoli huolehtii omasta vastuualueestaan, eikä asiakkaan tarvitse toimia viestinvälittäjänä/hoputtajana tai teknisenä asiantuntijana.
  • Projektin jälkeen jokainen osapuoli on tyytyväinen projektin kulkuun ja valmiina aloittamaan seuraavan yhteyden rakentamisen…

 

Mitä voit tehdä edesauttaaksesi EDI projektin onnistumista?

1. Aseta aikataulutavoitteet realistisesti

Kuten mainittua, projektissa on useita osapuolia ja kullakin osapuolella varmasti jotain aikatauluihin vaikuttavia asioita meneillään. Sen vuoksi "tämän kuun loppuun mennessä" tyyppiset aikataulut osoittautuvat yleensä mahdottomiksi. Onnistunut projekti vaatii sitoutumista ja resurssien varaamista kultakin osapuolelta. Kun projektista ja sen aikataulusta on sovittu riittävän hyvissä ajoin, ehtii jokainen osapuoli varautua projektiin hyvin. Näin aikataulussa pysytään paremmin.

Ole erilainen - älä aseta tavoitteeksi "vuodenvaihteessa" tai "ennen kesälomia". Meillä on selvästi luontainen taipumus määritellä erilaisille hankkeille määräpäiväksi juuri vuodenvaihde tai juhannus. Aikataulua määritellessä tuntuu, että Jouluun tai Juhannukseen on vielä runsaasti aikaa ja ne toimivat mukavina jakajina vuoden kalenterissa.

Varsinkin elintarvikealalla ja keskusliikkeiden kanssa toimiessa Joulun alusaika halutaan varata vuoden tärkeimmälle kauppasesongille. Silloin ei ole halua koskea mihinkään toimivaan ja mahdollisesti vaarantaa siten toiminnan sujuvuutta.

Kesälomakausi taas alkaa pyöriä jo kesäkuun alusta. Jo pienikin viivästys projektissa aiheuttaa sen, että projektin osapuolia alkaa jäädä lomalle. Tällöin projektia joudutaan jatkamaan varamiehityksellä. Huonoimmassa tapauksessa projekti joudutaan laittamaan tauolle kesän ajaksi.

Saat apua aikataulun suunnitteluun ERP toimittajaltasi ja sanomanvälitysoperaattoriltasi, esimerkiksi meiltä.

 

2. Varaa riittävästi resursseja

EDI käyttöönotossa jokaiselta osapuolelta vaaditaan resursseja. Vaikka asiakkaan ei tarvitsikaan kiinnittää huomiota teknisiin yksityiskohtiin, on asiakkaalla kuitenkin paras tuntemus omasta liiketoiminnastaan ja sen tarpeista. Tästä syystä asiakkaan rooli on erittäin tärkeä. Asiakas on avainasemassa listattaessa esimerkiksi normaalista poikkeavia erikoistapauksia, jotka on syytä ottaa huomioon sanomaliikennettä käyttöönotettaessa. Kun nämä asiat mietitään valmiiksi projektin aikana, voidaan ne ottaa huomioon etukäteen. Tällöin ne eivät tule vastaan yllätyksenä, kun EDI liikenne on jo tuotannossa.

Projektin varsinaisessa asiakastestausvaiheessa asiakkaan on myös varauduttava käyttämään omaa aikaansa. Tässä vaiheessa sanomaliikenne testataan päästä päähän käyttäen rakennettuja tietoliikenneyhteyksiä. Toisesta päästä lähetetään esimerkiksi tilaussanoma ja toiseen suuntaan vastataan esimerkiksi tilausvahvistus ja laskusanomalla. On hyvä olla valmiina testaamaan, kun tilaus saapuu, koska myös toisessa päässä ollaan myös varauduttu testaamiseen.

 

3. Pidä huolta riittävästä viestinnästä ja kommunikaatiosta

Projekti sujuu parhaiten, kun kaikki osapuolet ovat koko ajan tietoisia missä vaiheessa mennään ja ollaanko suunnitellussa aikataulussa. Parasta on pitää kaikki osapuolet mukana sähköpostikeskusteluissa, jolloin kenenkään ei tarvitse toimia viestin välittäjänä, eikä toisaalta mitään tärkeää unohdu viestiä eteenpäin.

 

4. Testaa huolellisesti

Huolellinen testaaminen palkitaan, kun siirrytään tuotantoon. Ainakaan isoja liiketoimintaa haittaavia yllätyksiä ei enää siinä vaiheessa tule ja sanomaliikenteen hyödyt saadaan heti käyttöön.

Kohdassa 2. mainitut erikoistapaukset kannattaa testata myös huolellisesti. On myös hyvä, jos testaukseen osallistuu asiakkaan puolesta niitä henkilöitä, jotka huolehtivat sähköisistä tilauksista myös tuotantokäytön aikana.

 

5. Valitse oikea kumppani

Valitsemalla sopivan operaattorin huolehtimaan EDI liikenteen käyttöönotosta, voit keskittyä omaan osaamisalueeseesi, kun taas operaattori huolehtii itsenäisesti omasta osuudestaan. Operaattori auttaa myös aikataulujen suunnittelussa ja osaa neuvoa testauksen tekemisessä. Myös ohjelmistotoimittaja osaa usein antaa suosituksia operaattoriksi.

 

Voit lukea EDI operaattorin valinnasta aikaisemmasta blogikirjoituksestamme tästä linkistä.

Takaisin blogiin